Latinka e.V. ha querido simplificar la participación en las reuniones, para que sus miembros no tengan que estar presentes físicamente. Para ello, creamos una sala de chat digital y una videoconferencia. Dado que la digitalización sigue siendo una palabra compleja en muchos lugares y no hemos establecido explícitamente esta opción digital en nuestros estatutos, el registro de asociaciones no reconoció nuestro forma de reunirnos y la organización de la asamblea anual de socios. Por lo tanto, hemos modificado nuestros estatutos y superado este obstáculo (que desde nuestro punto de vista es innecesario).
¿Pero qué pasó exactamente?
En enero de 2018 Latinka e.V. eligió la nueva junta directiva para el año 2018. Los miembros de nuestra asociación son mujeres y hombres jóvenes que estudian, trabajan y posiblemente tienen una familia. En los últimos años hemos tomado conciencia de que para una asociación de nuestro tamaño y con la característica de que no todas las personas pueden estar presentes personalmente en las reuniones, necesitamos una solución moderna.
Hemos entrevistado a nuestros miembros y aunque una presencia personal no es fácil, la voluntad de ser parte del todo está muy presente.
Entonces tuvimos la oportunidad de habilitar y permitir los canales de comunicación digital actuales para que el mayor número posible de miembros pudiera participar. Inmediatamente nos dimos cuenta del éxito de esta medida, ya que sin los canales de comunicación digital sólo 6 personas habrían estado presentes en nuestra reunión anual; por otro lado, 17 personas con una opción de participación digital pudieron participar y mantuvieron muy alto el sentimiento democrático de participación.
Y ahora, el problema de las estructuras obsoletas
Según el registro de asociaciones, cometimos un error formal en la organización de nuestra reunión. La asamblea general de nuestros antiguos estatutos sólo permitía
«una reunión de los miembros presentes personalmente en el lugar».
Por lo tanto, de facto no había quórum en el momento de la reunión y la elección fue revocada por el registro de asociaciones.
La solución orientada al futuro
¿Qué hacer? Después de una reacción inicial de desconcierto con el tenor:
«Contribuimos voluntariamente, pensamos con visión de futuro en la supervivencia de la asociación y luego viene un registro de asociaciones y critica nuestras acciones, ¿cómo se supone que esto va a funcionar?»
pudimos calmarnos y reducir el espacio de posibilidades y considerar dos opciones:
La primera posibilidad habría sido seguir torturándonos con poca asistencia a las reuniones y quejarnos de la vida de las asociaciones, que se está haciendo cada vez más difícil en tiempos de globalización.
O, por otro lado, convocar una nueva asamblea extraordinaria con los miembros «personalmente presentes en el lugar» y cambiar nuestros estatutos. Dado que el compromiso de cada individuo es mayor que los obstáculos que se nos ponen al frente, pudimos celebrar con éxito la asamblea extraordinaria.
¿Por qué todo esto?
Después de más de 30 horas de trabajo voluntario, que ahora se han invertido para simplificar nuestras asambleas y reuniones, hemos logrado el objetivo de hacer nuestra asociación más digital y a prueba de futuro.
| Tema | Inversión |
| Corrección estatutos | 1 hora |
| Programación de la reunión, preparación de las actas | 1 hora |
| Asamblea extraordinaria | 2,5 horas * 11 participantes: 27,5 horas |
| Autenticación de firmas | 0,5 horas |
| Gastos de certificación de firma, envío de documentos: | 30€ |
| Total | 30 horas ad honorem y 30€ |
¿Y ahora?
Esperamos un intercambio mucho más intenso en las asambleas generales y también esperamos que otros clubes puedan encontrar soluciones alternativas por sí mismos.
Para hacer la vida más fácil a los demás, y porque la rueda no debe ser reinventada cada vez, adjuntamos nuestras enmiendas textuales a nuestros estatutos como un regalo para un mejor futuro de las asociaciones en Alemania.
Texto modificado de los estatutos
La Asamblea General ES: La asamblea general tiene quórum si al menos un tercio de los miembros están presentes. DEBE SER: La junta general tiene quórum si - al menos un tercio de los miembros están presentes in situ (participación in situ) - o participa en línea a través de un medio de comunicación digital (participación en línea). Las siguientes reglas se aplican a la participación en línea para descartar dudas sobre la integridad del proceso de toma de decisiones, la determinación de los votos individuales y su recuento: o Se excluye la conexión telefónica; o se creará una "sala de reuniones digital" exclusivamente para los miembros que reúnan los requisitos necesarios; o Los miembros que están registrados en la sala de reuniones digital y son elegibles para participar son individual y exclusivamente identificables. Por lo tanto, la votación puede tener lugar in situ o a través de un medio de comunicación digital. Si la votación es digital, debe asegurarse de que el voto provenga claramente de los miembros elegibles.